Truy xuất nguồn gốc khi có sự cố: Ai chịu trách nhiệm?

1. Vì sao truy xuất nguồn gốc quan trọng khi xảy ra sự cố?

Nếu không có dữ liệu truy xuất, doanh nghiệp hoặc hợp tác xã có thể phải kiểm tra thủ công hàng loạt hồ sơ, gọi lại nhiều bên trong chuỗi và thậm chí thu hồi cả những sản phẩm không liên quan. Ngược lại, một hệ thống dữ liệu được ghi nhận đầy đủ có thể giúp khoanh vùng nhanh hơn: sản phẩm thuộc lô nào, được sản xuất tại đâu, thời điểm nào, qua những công đoạn nào và đã được chuyển đến những đâu.

Đối với nông sản, dữ liệu có thể liên quan đến vùng sản xuất, hộ hoặc đơn vị sản xuất, nhật ký canh tác, thời gian thu hoạch, sơ chế, đóng gói, vận chuyển và phân phối. Khi các dữ liệu này được liên kết với mã truy vết và thời gian của từng sự kiện, quá trình điều tra nguyên nhân có cơ sở rõ ràng hơn.

2. Ai chịu trách nhiệm khi có sự cố?

Câu trả lời phụ thuộc vào bản chất sự cố và vai trò của từng bên trong chuỗi. Về nguyên tắc quản lý truy xuất, tổ chức, cá nhân thực hiện truy xuất nguồn gốc phải tuân thủ quy định, thực hiện công bố hệ thống phù hợp với tiêu chuẩn hoặc quy chuẩn tương ứng và chịu trách nhiệm trước pháp luật về các thông tin truy xuất nguồn gốc do mình cung cấp.

Có thể hình dung trách nhiệm trong truy xuất nguồn gốc theo ba nhóm chính. Đơn vị sản xuất hoặc vùng nguyên liệu chịu trách nhiệm về tính chính xác của các thông tin thuộc phạm vi kiểm soát như vùng sản xuất, quá trình sản xuất, thu hoạch và hồ sơ liên quan. Đơn vị sơ chế, đóng gói, kinh doanh hoặc phân phối chịu trách nhiệm đối với dữ liệu và hoạt động tại công đoạn mình thực hiện, đồng thời phải bảo đảm khả năng liên kết lô hàng với các công đoạn trước và sau. Trong khi đó, đơn vị cung cấp giải pháp truy xuất chịu trách nhiệm về dịch vụ và giải pháp trong phạm vi cung cấp, tuy nhiên, nền tảng truy xuất không thay thế trách nhiệm của tổ chức, cá nhân đối với tính chính xác của dữ liệu do chính mình nhập và quản lý.

3. Khi phát hiện sự cố, nên xử lý theo quy trình nào?

Một quy trình xử lý sự cố truy xuất nguồn gốc hiệu quả cần ưu tiên hai mục tiêu là kiểm soát rủi ro đối với sản phẩm và nhanh chóng xác định phạm vi ảnh hưởng. Khi phát hiện sự cố, doanh nghiệp trước tiên cần ghi nhận các thông tin ban đầu như tên sản phẩm, mã/lô hàng, thời điểm phát hiện, biểu hiện sự cố và nguồn thông tin. Nếu sự cố có nguy cơ ảnh hưởng đến an toàn hoặc chất lượng sản phẩm, cần nhanh chóng thực hiện các biện pháp kiểm soát phù hợp theo quy định chuyên ngành.

Tiếp theo, doanh nghiệp tiến hành truy ngược về nguồn từ mã sản phẩm hoặc mã lô để xác định công đoạn ngay trước đó, vùng sản xuất, đơn vị cung ứng và các thông tin liên quan. Sau khi xác định được lô hàng có vấn đề, cần tiếp tục truy xuôi đến nơi đã phân phối như kho, đại lý, nhà bán lẻ hoặc khách hàng. Quá trình này giúp doanh nghiệp khoanh vùng chính xác phạm vi ảnh hưởng, từ đó đưa ra phương án cảnh báo, cách ly hoặc thu hồi sản phẩm khi cần thiết.

Để xác định nguyên nhân, doanh nghiệp cần đối chiếu các hồ sơ liên quan như nhật ký sản xuất, dữ liệu thu hoạch, sơ chế, đóng gói, kiểm tra chất lượng và vận chuyển. Việc xác minh không nên chỉ dựa vào thông tin trên nhãn hoặc mã QR mà cần đối chiếu với dữ liệu gốc để bảo đảm tính chính xác. Đây cũng là cơ sở giúp xác định sự cố phát sinh tại công đoạn nào và trách nhiệm thuộc phạm vi của đơn vị nào.

Cuối cùng, sau khi xác định được nguyên nhân, doanh nghiệp cần thực hiện biện pháp khắc phục, cập nhật trạng thái lô hàng và lưu trữ đầy đủ hồ sơ xử lý. Đồng thời, nếu phát hiện nguy cơ liên quan đến các lô khác có cùng nguyên liệu, công đoạn hoặc thời điểm sản xuất, cần chủ động rà soát để đánh giá khả năng ảnh hưởng. Một hệ thống truy xuất được vận hành tốt không chỉ giúp doanh nghiệp xử lý nhanh khi có sự cố mà còn hạn chế thiệt hại và tăng khả năng kiểm soát trong toàn bộ chuỗi cung ứng.

4. Một mã QR có đủ để xử lý sự cố không?

Không. Mã QR chỉ là một vật mang dữ liệu hoặc phương tiện giúp người dùng tiếp cận thông tin. Giá trị thực sự của truy xuất nằm ở chất lượng, tính đầy đủ và khả năng liên kết của dữ liệu phía sau.

Một hệ thống hữu ích khi xảy ra sự cố cần giúp trả lời được ít nhất các câu hỏi sản phẩm là gì, ai sản xuất hoặc kinh doanh, sản phẩm gắn với địa điểm nào, sự kiện sản xuất kinh doanh diễn ra khi nào, lô hàng được chuyển qua những công đoạn nào và dữ liệu của các công đoạn có thể đối chiếu với nhau hay không.

Vì vậy, việc “có QR” và việc “có khả năng truy xuất” không hoàn toàn đồng nghĩa. QR có thể đưa người dùng đến một trang thông tin, nhưng để điều tra sự cố, doanh nghiệp cần một hệ thống dữ liệu có cấu trúc, có lịch sử và có khả năng truy ngược, truy xuôi.

5. Dữ liệu càng chi tiết, khoanh vùng sự cố càng nhanh

Một trong những nguyên tắc quan trọng của truy xuất là khả năng nhận diện công đoạn trước và công đoạn sau trong chuỗi. Khi dữ liệu được ghi nhận theo từng sự kiện, đơn vị quản lý có thể chuyển từ cách xử lý “kiểm tra toàn bộ” sang “khoanh vùng theo lô, thời điểm và công đoạn”.

Ví dụ, nếu một lô xoài có vấn đề sau khi đưa ra thị trường, hệ thống có thể giúp xác định lô đó được thu hoạch từ khu vực nào, vào thời gian nào, trải qua cơ sở sơ chế nào và đã phân phối đến những điểm nào. Nếu dữ liệu cho thấy các lô khác được thu hoạch ở thời điểm khác và đi qua công đoạn khác, phạm vi kiểm tra có thể được thu hẹp dựa trên bằng chứng dữ liệu thay vì phỏng đoán.

6. Làm thế nào để doanh nghiệp và hợp tác xã sẵn sàng trước sự cố?

Để hệ thống truy xuất nguồn gốc hoạt động hiệu quả, doanh nghiệp cần chuẩn hóa mã lô và mã truy vết ngay từ đầu, tránh tình trạng mỗi bộ phận sử dụng một cách đặt mã khác nhau. Dữ liệu cũng nên được ghi nhận ngay tại thời điểm phát sinh thay vì tổng hợp sau một thời gian dài. Đồng thời, cần xác định rõ người nhập, người kiểm tra và người chịu trách nhiệm đối với từng nhóm dữ liệu, đồng thời liên kết thông tin xuyên suốt từ vùng sản xuất, thu hoạch, sơ chế, đóng gói, kho đến phân phối.

Bên cạnh việc xây dựng dữ liệu đầy đủ, doanh nghiệp cũng cần có quy trình xử lý sự cố nội bộ với trách nhiệm cụ thể cho từng vị trí, từ người tiếp nhận thông tin, người xác minh đến người quyết định cách ly, thu hồi và truyền thông. Định kỳ, doanh nghiệp nên kiểm tra thử khả năng truy xuất bằng cách chọn ngẫu nhiên một mã/lô, thực hiện truy ngược về nguồn và truy xuôi đến nơi đã phân phối. Việc kiểm tra này giúp phát hiện sớm những điểm thiếu hoặc sai lệch trong hệ thống để kịp thời khắc phục.

7. Truy xuất nguồn gốc không chỉ để “chứng minh” mà còn để quản trị

Khi được xây dựng đúng cách, truy xuất nguồn gốc giúp doanh nghiệp và hợp tác xã có thêm một lớp kiểm soát rủi ro. Dữ liệu không chỉ phục vụ người mua kiểm tra thông tin mà còn hỗ trợ nội bộ trong việc phát hiện điểm bất thường, đối chiếu hồ sơ và cải thiện quy trình.

Đặc biệt với nông sản, nơi chuỗi cung ứng có nhiều tác nhân và sản phẩm có thể thay đổi trạng thái qua nhiều công đoạn, việc số hóa dữ liệu từ vùng sản xuất đến thị trường giúp trách nhiệm của từng bên rõ ràng hơn. Khi xảy ra sự cố, thay vì tìm một bên để “nhận lỗi”, các bên có thể dựa trên dữ liệu để xác định công đoạn liên quan, phạm vi ảnh hưởng và biện pháp xử lý phù hợp.

Một hệ thống truy xuất nguồn gốc hiệu quả không được đo bằng việc có bao nhiêu mã QR, mà bằng khả năng cung cấp dữ liệu đáng tin cậy khi cần kiểm tra. Khi sự cố xảy ra, hệ thống cần giúp trả lời nhanh sản phẩm nào bị ảnh hưởng, bắt đầu từ đâu, đã đi qua những đâu, ai chịu trách nhiệm ở từng công đoạn và cần xử lý phạm vi nào.

Đối với doanh nghiệp, hợp tác xã và cơ sở sản xuất nông nghiệp, đầu tư cho truy xuất nguồn gốc cũng chính là đầu tư cho quản trị rủi ro và minh bạch chuỗi cung ứng. Khi dữ liệu được chuẩn hóa ngay từ đầu, quá trình truy ngược, truy xuôi khi xảy ra sự cố sẽ rõ ràng, nhanh chóng và có cơ sở hơn. Theo định hướng này, Hộ chiếu nông nghiệp xây dựng hệ thống dữ liệu gắn với định danh vùng sản xuất, hồ sơ số, sản phẩm và mã QR truy xuất, qua đó hỗ trợ các đơn vị tổ chức dữ liệu, quản lý thông tin và nâng cao tính minh bạch của sản phẩm trong toàn bộ chuỗi cung ứng.